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Témoignages

« J’ai créé une entreprise pour changer de vie » : retour d’expérience de 2 secrétaires indépendantes

Témoignage de 2 créatrices d’entreprises.

Productivité, performance, implication, faire mieux, vendre plus, produire plus vite : autant d’injonctions qui résonnent sur les lieux de travail de beaucoup de salariés, et qui provoquent stress, burn out et désinvestissement. Pourquoi perdre sa vie à la gagner…pour le compte de quelqu’un d’autre ? Beaucoup de salariés donnent toujours plus au travail : plus de temps, plus d’effort, plus d’implication…et ne récoltent au final pas les remerciements ou la reconnaissance attendue, sous quelque forme que ce soit.

Cette recherche du « toujours plus », quand elle se double d’un désengagement de son employeur, fait que la création d’entreprise devient une option attrayante… comme nous le raconte Annie.

Portraits de 2 femmes secrétaires indépendantes

Témoignage n°1 : Annie.

Que faisiez-vous dans la vie il y a 3 ans encore ?

Annie : J’étais secrétaire dans une entreprise de transport. J’occupais ce poste depuis de nombreuses années et je m’y étais toujours plu.

Que s’est-il passé ?

Annie : Mon entreprise a changé de direction. Il y a eu beaucoup de changements, surtout au niveau de la politique du personnel et des méthodes managériales.

Pouvez-vous nous en dire plus ?

Annie : Les équipes ont été remodelées. Ça a cassé les dynamiques et frustré beaucoup de salariés. On a eu de nouvelles directives qui nous ont fait entendre que nous travaillions mal avant. Pour nous, rien ne nécessitait toutes ces réorganisations. Et rien n’a été clairement expliqué.

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Qu’est-ce que tout ces changements brutaux et incompris ont fait naître chez vous ?

Annie : J’ai eu l’impression que mon travail n’était pas reconnu. On m’en a demandé toujours plus mais je ne voyais aucune contrepartie. Pire, j’avais l’impression que ma place était constamment en jeu, ce qui me mettais une pression très malsaine. Je passais de plus en plus de temps au travail mais je ne récoltais rien de plus : ni argent, ni reconnaissance, ni promotion. J’allais travailler à reculons.

Qu’avez-vous décidé ?

Annie : J’ai réalisé que je risquais de me rendre malade si je continuais comme ça. J’ai beaucoup réfléchi et j’ai commencé à envisager de créer mon entreprise pour changer de vie. Je voulais de nouveau me lever le matin avec plaisir et partir travailler sans la boule au ventre.

La décision a-t-elle été difficile à prendre ?

Annie : Oui et non. Les nouvelles conditions de travail m’ont clairement poussé vers la sortie. J’ai aussi pensé à postuler ailleurs. Mais finalement j’ai pensé que rien ne me garantissait que j’y serais mieux. D’un autre côté devenir indépendante me faisait peur. Je me suis posée beaucoup de questions : est-ce que je serai à la hauteur, est-ce que je gagnerai de l’argent, est-ce que je trouverai des clients ? J’ai décidé sur les conseils d’un ami de me faire accompagner. Mon accompagnateur m’a permis de cheminer à mon rythme et de me poser les bonnes questions. Ça m’a rassuré de sentir que je n’étais pas seule face à mes doutes. Finalement j’ai réalisé que même s’il fallait que je travaille et que je me forme sur plusieurs aspects, la vie d’entrepreneur m’attirait énormément. La balance a penché petit à petit.

Que faites-vous exactement ?

Annie :  Depuis un an, je suis secrétaire indépendante.

 Les débuts sont toujours un peu incertains et il y a une forme de stress à gérer. Mais au moins je fais les choses pour moi, selon mes valeurs et à mon rythme. J’ai maintenant une base de clients fidèles et même si je dois encore la développer, je suis satisfaite de ce premier bilan. Je ne regrette rien !

Les leçons à tirer.

Voici quelques leçons à tirer de l’expérience d’Annie :

  • Une situation insatisfaisante au travail peut être le prétexte à une reconversion au métier d’entrepreneur,
  • Créer une entreprise implique un investissement personnel, un travail sur soi et la volonté de se former/se perfectionner,
  • Un accompagnement adapté aide toujours à cheminer sur le parcours de la création d’entreprise !

Si vous pensez à devenir secrétaire indépendante, voir l’article S’installer comme secrétaire indépendante.

La rédactrice de cet article est Anne-Flore Adam, Docteur en entrepreneuriat, Formatrice et conseillère pour les entrepreneurs. Retrouvez la sur www.annefloreadam.com et sur son Facebook “Anne-Flore Adam, Formation et Conseil pour les entrepreneurs”

Témoignage n°2 : Anne-Sophie Ferrand 

Secrétaire indépendante : un métier que l’on peut exercer partout

Assistance administrative, un métier modernisé.

Secrétaire à domicile, télésecrétaire, assistante administrative ou encore secrétaire freelance, le métier de secrétaire est aujourd’hui bien dépoussiéré !

Les secrétaires indépendantes proposent à leurs clients d’externaliser leur gestion administrative et commerciale. Le client qui ne souhaite plus gérer ces tâches confie ainsi une mission à un prestataire extérieur.

Aujourd’hui, l’image des secrétaires réceptionnant les appels et prenant en note les rendez-vous du médecin est bien loin. Ses missions se sont en effet développées et modernisées.

Une secrétaire indépendante exerce à son compte, en télétravail sur les derniers outils numériques. Elle est une véritable chef d’entreprise et propose ses services à différentes cibles : artisans et particuliers, PME-PMI, associations et collectivités, médecins, notaires, huissiers, avocats, centres de recherche, universités, professeurs ou encore journalistes.

La secrétaire a donc la totale liberté de choisir les prestations de services qu’elle souhaite développer et à qui elle souhaite les vendre. Une liberté d’action qui permet d’exercer cette activité partout en France que l’on soit dans une ville ou dans une zone plus rurale.

Secrétaire Indépendante : la liberté d’implanter son activité.

Pouvoir vendre son produit à des clients non concentrés dans une zone géographique est un privilège.
La prestation de services externalisée permet ainsi de proposer une retranscription audio à un universitaire à Nantes comme à un chercheur localisé à Marseille.

Un client de Paris peut ainsi contacter une secrétaire localisée dans le Morvan pour mettre à jour son fichier client.

Les exemples ne manquent pas et l’implantation de cette activité n’a en réalité pas de limites hormis une bonne connexion Internet. En effet, de nombreuses prestations de secrétariat externalisé ne nécessitent pas de contact direct avec le client. Des échanges à distance suffisent à contractualiser une mission.

Les premiers contacts se font généralement par mail ou par téléphone afin de comprendre les besoins réels du client et de cadrer la mission.  La remise des travaux est envoyée au client par mail ou via des serveurs de partage.
Bien sûr, cela nécessite une totale confiance entre le client et la secrétaire.

En savoir plus sur Anne-Sophie Ferrand

Anne-Sophie FERRAND a créé sa structure NOTA SecrétariatSecrétaire indépendante dans l’Yonne, elle travaille pour des clients dans toute la France depuis son domicile, mais propose également ses services aux entreprises et aux particuliers locaux.

Une activité qu’elle exerce à Beauvilliers, dans un village rural de quelques habitants, bien loin des centres-villes ou des zones industrielles.

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« L’assistante administrative indépendante me fait gagner du temps et de l’argent »

Le domaine des Éléphants, à Monthou-sur-Cher, en AOP Touraine, s’est attaché les services d’une assistante administrative et commerciale indépendante. Grâce à cela, Philippe Boucher, le propriétaire, peut consacrer plus de temps à ses vignes.

Publié le 24 août 2015 – Par Gautier Dufau

Philippe Boucher a pu sortir de son bureau grâce à sa collaboration avec Nathalie Lejoux, assistante administrative et commerciale indépendante.

Philippe Boucher a pu sortir de son bureau grâce à sa collaboration avec Nathalie Lejoux, assistante administrative et commerciale indépendante.© Gautier Dufau

À la tête d’un domaine familial de 39 hectares dans la Vallée de la Loire (Monthou-sur-Cher, Loir-et-Cher), Philippe Boucher n’avait plus le temps de s’occuper à la fois de ses vignes, de la cave et de l’administratif : « J’étais seul pour gérer le domaine, témoigne-t-il, mon fils a rejoint l’équipe en 2007 et s’occupe depuis de la partie technique à la cave et aux vignes, mais il était trop jeune pour s’occuper des papiers. Sa compagne aide à la cave, fait des marchés et peut aider à la vigne. Ma fille nous a rejoints en 2014 et travaille à la cave, prépare les commandes et aide ponctuellement à la vigne. C’est ce que l’on appelle travailler en famille ! Mais j’arrivais à saturation par rapport au développement de l’entreprise ; je ne pouvais pas être partout. ».

De son côté, Nathalie Lejoux, après dix-huit ans de secrétariat était fraîchement installée comme auto-entrepreneuse. Elle a rapidement démarché les petites entreprises de la région. « Je cherchais à toucher les petites structures qui n’avaient pas les moyens d’avoir une secrétaire à temps plein, explique-t-elle. Une première expérience avec une viticultrice m’a permis d’apprendre les particularités liées à ce milieu, comme les documents douaniers nécessaires pour l’expédition du vin à l’étranger, puis à force de mailing, de bouche-à-oreille et avec l’appui du Syndicat de Touraine, j’ai enchaîné les expériences sur de nombreux domaines jusqu’à avoir aujourd’hui des clients récurrents. »

La partie administrative est devenue très pointue

C’est donc le cas de Philippe Boucher. « J’ai répondu à un mail de Nathalie et nous avons commencé à travailler ensemble il y a deux ans, poursuit-il. Elle vient deux à trois jours par semaine pour gérer tous les papiers. La partie administrative est devenue tellement pointue qu’il faut lui accorder toujours plus de temps, et comme ce n’est vraiment pas mon activité favorite, il fallait trouver une solution ! Nathalie est très efficace au niveau administratif, elle me permet de gagner à la fois du temps et de l’argent. Du temps car ce qu’elle fait, par définition, je n’ai plus à le faire ; et de l’argent car en gérant les dossiers quasi quotidiennement, elle est plus à même que moi de savoir si mes déclarations sont faites ou si les fournisseurs sont payés. »

Nathalie Lejoux adapte ses prestations administratives et commerciales en fonction des besoins des clients. « Je peux gérer beaucoup de choses différentes, comme les paiements fournisseurs pour éviter les pénalités de retard, les documents douaniers pour l’exportation de vin, les dossiers pour les subventions, les frais bancaires, les remises de chèques, les versements des salaires, les fiches de paye, etc., décrit-elle. Selon les clients je peux aussi faire de la saisie de comptabilité, du mailing, je sers d’appui aux commerciaux en préparant leurs déplacements, en m’occupant des notes de frais et de leurs commissions. »

Philippe Boucher ne voit que des avantages à passer par une assistante administrative et commerciale indépendante. « Je suis à nouveau disponible pour mes employés, la cave et pour les vignes, se réjouit-il. Comme Nathalie travaille chez d’autres viticulteurs, elle connaît bien le milieu et est bien connue des services de Douanes et de la MSA, ce qui facilite beaucoup le dialogue car elle sait directement à qui s’adresser. C’est un vrai atout. »

Plus question d’avoir une secrétaire salariée de l’entreprise pour le moment, tant Philippe Boucher est satisfait du fonctionnement actuel. « Certes, le taux horaire d’un indépendant est un peu plus élevé que celui d’un salarié, nuance-t-il. Mais nous avons fait le calcul avec Nathalie, et elle ne me coûte pas beaucoup plus cher qu’un employé classique ! Elle facture le nombre d’heures effectuées dans le mois. Je n’ai pas de démarches à faire. Pas de charges, pas de MSA, et même si je ne récupère pas la TVA de par son statut d’auto-entrepreneuse, au bout du compte, c’est quasiment pareil et tellement plus simple. »

Une grande adaptabilité du temps de travail

Un autre avantage de faire appel aux services d’un travailleur indépendant comme Nathalie Lejoux, est la gestion du temps de travail, comme nous l’explique Philippe Boucher : « si j’ai un besoin spécifique sur un mois où Nathalie doit faire dix heures supplémentaires, c’est elle qui gère son planning et, si elle le peut, elle s’organise pour les faire, et les facture. Tout est plus facile : pas de surprise au niveau de sa rémunération et il y a une grande adaptabilité du temps de travail ». Et Nathalie Lejoux de préciser : « Avec les outils informatiques actuels, il est même possible de prendre la main à distance sur un ordinateur. Il m’arrive souvent de dépanner tel ou tel client qui m’appelle en urgence car il n’arrive pas à faire un document douanier par exemple. Je prends la main sur son ordinateur, je crée les documents, je les lui envoie en PDF et il n’a plus qu’à imprimer ! »

Le cas du domaine des Éléphants est représentatif de nombreuses structures à la fois trop petites pour avoir un salarié dédié aux tâches administratives, et trop grandes pour que le propriétaire gère seul ce travail sans délaisser son métier de vigneron. Faire appel à une assistante administrative indépendante peut donc être une solution adaptée.

Trois bonnes raisons de travailler avec un indépendant

Philippe Boucher avait besoin d’aide pour gérer la partie administrative de son domaine et a décidé d’engager une assistante administrative indépendante selon trois critères :

  1. Facilité des démarches : il n’y a pas de démarche administrative à effectuer pour travailler avec un indépendant, que ce soit à l’embauche ou pour mettre fin à la collaboration.
  2. Adaptabilité du temps de travail : un indépendant travaille en fonction de vos besoins, qu’ils soient ponctuellement en hausse ou en baisse.
  3. Compétences dans le domaine d’activité de l’entreprise : un travailleur indépendant multiplie généralement les clients d’un même domaine d’activité, dont certains auront probablement eu à résoudre des problèmes similaires.

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Magasine des Assistantes

https://lesassistantes.fr/magazine-des-assistantes/

L’évolution de la carrière d’une assistante

Les métiers de bureau évoluent en même temps que l’apparition des nouvelles technologies. Un chef d’entreprise a de plus en plus d’outils numérisés et automatisés lui permettant de gérer presque en globalité sa société. L’assistante de direction est de ce fait libérée de certaines obligations et se voit réorientée vers des tâches plus variées.

Les nouvelles exigences du métier d’assistante

Parmi les tendances qu’il faut suivre pour pouvoir satisfaire aux exigences du métier figurent les formations. Une assistante doit actuellement posséder de multiples compétences pour pouvoir intervenir dans diverses branches de ce métier. L’absence de diplôme permettant de prouver leurs compétences acquises au cours de longues années de pratique leur ayant autrefois fait défaut.

Désormais, à l’aide de formations spécialisées, il leur est possible d’obtenir une évolution de carrière. Cette évolution peut se présenter sous forme d’une attribution de tâche à haute responsabilité sous le même poste ou un changement radical. Cependant, certaines raisons peuvent amener une assistante à ne pas évoluer vers un poste différent.

Des magazines pour s’informer sur le métier de l’assistanat

Pour se tenir au courant des évolutions du métier, rien de tel qu’un Magazine assistante. Par ailleurs, un magazine professionnel féminisé dédié aux assistantes est désormais disponible dans les kiosques. Ce n’est pas un simple magazine de divertissement. Avec la digitalisation, on trouve également des sites ou blogs pour les assistantes. C’est un moyen de valoriser ce métier qui actuellement est devenu plus complexe. Les tâches d’une assistante peuvent s’étendre au-delà de la simple organisation d’agenda.

Une assistante peut intervenir dans les ressources humaines, la communication, les achats et les divers autres domaines similaires. Ce type de magazine possède plusieurs rubriques parmi lesquels figurent les actualités professionnelles, les témoignages divers et les bons plans. C’est un moyen pour les occupants du poste d’assistante de suivre les tendances et d’approfondir leurs connaissances dans le domaine.

Un portail dédié pour aider les assistantes

Considéré comme un véritable emploi offrant des perspectives d’avenir, l’assistanat dispose désormais de plusieurs magazines visant à partager les nouveautés du métier. Des sites comme lesassistantes.fr ont aussi vu le jour pour offrir des conseils et astuces pour réussir ses journées de travail en tant qu’assistante. Les actualités liées au métier et les différents formations et tutoriels pouvant être bénéfique aux assistantes y sont aussi proposés et ainsi suivre l’actualité des assistantes.

Le site se présente comme un véritable Magazine assistante au féminin et aborde plusieurs thématiques telles que les bons coins pour passer un bon moment après le travail. Des sujets plus professionnels tels que les séminaires d’entreprises et formations à faire y sont aussi disponibles. Et cela, en plus des offres d’emplois. Les assistantes y trouveront à peu près toutes les informations pouvant leur être utiles dans l’exercice de leur métier.

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Secrétaire indépendante : le service ajouté

Assistante plus
Publié le 19/06/2015 

La quête d’indépendance fait de plus en plus d’ émules parmi les secrétaires et assistantes, issues de tous secteurs. Soutiens indispensables aux petites entreprises, artisans, professions libérales ou toute autre structure à la recherche de prestations ponctuelles, elles conjuguent une quantité variable de missions avec rigueur, entre domicile particulier et site de l’ employeur.

Secrétaire indépendante, télésecrétaire, assistante administrative indépendante, secrétaire à distance, secrétaire à domicile… les termes revendiqués dans le métier ne manquent pas. Et les raisons qui poussent à s’émanciper du schéma salarial traditionnel semblent faire de plus en plus d’adeptes. Qu’elles évoluent en milieu urbain ou rural, les secrétaires indépendantes répondent à un véritable besoin des petites et moyennes entreprises, professions libérales, artisans, travailleurs indépendants, centrales de secrétariat freelance, associations, ou même particuliers, en quête de soutien dans le développement de leur activité. Il n’est d’ailleurs pas rare que les entreprises, déjà dotées d’assistantes/secrétaires salariées, fassent appel à une sous-traitance externalisée, que ce soit de manière ponctuelle ou régulière. Des prestations qui ne peuvent évidemment pas être de nature permanente, ni exiger un important volume horaire, sous peine de se voir requalifier par l’administration (en CDI par exemple). Dans ce cas, on parlera de « salariat déguisé ».
 

De la couveuse à l’entreprenariat


En d’autres termes, conjuguant souvent plusieurs contrats, les secrétaires indépendantes sont avant tout des prestataires à leur compte, avec des statuts juridiques variés. La plupart d’entre elles évoluent sous un régime d’auto-entrepreneuriat, d’entreprise individuelle ou de SASU/SARL/EURL. Certaines fonctionnent également en couveuse d’entreprise, portage salarial, coopérative d’activités ou bien, moins fréquemment, en micro-entreprise. Les modes et rythmes de travail ne sont pas figés, et c’est bien là la première motivation recherchée. Derrière ces vocations, le souhait de concilier vie professionnelle et vie personnelle de manière plus flexible rejoint d’autres volontés : préférer se soustraire à des clients plutôt qu’à un patron dans un univers cloisonné, diversifier les tâches et les domaines d’intervention, valoriser ses compétences ou encore, s’épanouir de façon plus responsable et autonome.
 

Compétences larges et adaptées



Sporadiques et adaptées aux différents secteurs d’activité de ses clients, ses missions de support externalisées sont sensiblement les mêmes que celles d’une salariée d’entreprise : gestion d’agenda, prise de rendez-vous, retranscription audio, comptes rendus, permanence téléphonique, gestion, administration, facturation, etc. Ces compétences peuvent également s’étendre à des domaines plus spécialisés, attachés à un secteur en particulier, à l’instar d’une assistante juridique ou médicale, par exemple. Par ailleurs, la nature des missions exigées par les clients nécessitant parfois l’usage d’outils et de logiciels spécifiques, la secrétaire indépendante peut négocier de travailler sur le site de son client, à défaut de pouvoir assurer certaines tâches au domicile.
 

Le prix de l’indépendance



Naturellement, se jeter dans le grand bain de l’indépendance nécessitera une connaissance solide des aspects favorables au développement de sa propre entité : savoir-faire marketing (connaître son marché, définir ses prospects, faire sa promotion… ), commercial (vendre ses prestations, doper sa clientèle, réaliser les devis/factures… ), juridique et fiscal. Car si le client ne rétribue au final que le travail réalisé (dans le cadre d’un contrat de prestations établi), la secrétaire devra assurer le cumul de plusieurs contrats pour atteindre un niveau de rémunération acceptable. Dans ce sens, certaines choisissent de garder un pied dans le salariat à temps partiel, tout en menant de front une carrière d’indépendantes. 

Formules à la carte


 

Concernant les tarifs pratiqués par les freelance – celles-ci les fixant elles-mêmes en fonction des prestations – il n’existe pas pour l’heure de grille de référence. Comme le souligne Lexiris sur son site internet (guide spécialisé en prestations de secrétariat freelance), différents critères interviennent généralement dans l’émission des devis : les charges professionnelles, sociales et fiscales, la rémunération souhaitée par le prestataire, la difficulté de la prestation demandée, les éventuelles charges entraînées par la mission réalisée, les délais impartis, etc. Assujetties à la TVA (20%), les prestations peuvent toutefois bénéficier d’exonérations en fonction du statut professionnel (auto-entrepreneur, micro-entreprise).



Facturation à la tâche (taux unitaire), facturation au temps passé (taux horaire), facturation au forfait (prix global) : il existe ainsi différents modes de facturation proposés par les secrétaires. Pour une prestation à distance, estime Lexiris, il faudra compter entre 20 et 30 euros HT l’heure, pour une mission simple de secrétariat. Sur site, une prestation oscillera entre 25 et 35 euros HT l’heure. « Il convient de noter que des tarifs bas correspondent le plus souvent à des secrétaires freelance qui débutent à leur compte. Si la qualité de leurs prestations est réelle, elles seront rapidement amenées à augmenter leurs tarifs pour parvenir à vivre correctement de leur activité », conclut Lexiris.

Stéphanie Santerre

Retrouvez l’intégralité de l’article « Secrétaire Indépendante » dans votre magazine Assistante Plus N°25, Rubrique Zoom Métier.